Datenportabilität und Anbieterwechsel
Anbieter und Kontakt
Tim Nottelmann, handelnd unter IT Solution Nottelmann
E-Mail für Wechsel- und Portierungsanfragen:
office@it-solution-nottelmann.de
Wechselverfahren
Ein Geschäftskunde kann die Portierung seiner exportierbaren Daten zu einem anderen Anbieter oder auf eine eigene ICT-Infrastruktur verlangen. Die maximale Frist bis zur Einleitung des Wechselprozesses beträgt zwei Monate. Die reguläre Übergangsfrist beträgt höchstens 30 Kalendertage.
Ist diese Übergangsfrist technisch nachweisbar nicht einzuhalten, informieren wir innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Eingang des Wechselverlangens über die Gründe und eine alternative, höchstens sieben Monate dauernde Übergangsfrist. Der Kunde kann die Übergangsfrist einmal für einen für seine Zwecke angemessenen Zeitraum verlängern.
Nach Ende der Übergangsfrist steht eine Abruffrist von mindestens 30 Kalendertagen zur Verfügung. Für die gesetzlich geschuldete Unterstützung des Anbieterwechsels werden keine gesonderten Wechselentgelte erhoben.
Verfügbare Verfahren und Formate
Centrivo enthält bereits einzelne Self-Service-Exporte, darunter Kunden-CSV, kundenbezogene Datenschutzexporte und DATEV-/ZIP-Exporte. Der vollständige Anbieterwechsel-Export wird derzeit auf Anforderung kontrolliert anhand der Mandantenzuordnung zusammengestellt. Dabei werden strukturierte, gängige und maschinenlesbare Formate wie JSON und CSV sowie vorhandene Originaldateien verwendet.
Register der exportierbaren Datenstrukturen
| Kategorie | Inhalt | Formate | Verfahren |
|---|---|---|---|
| Unternehmens- und Mandantenstammdaten | Firmenprofil, Anschrift, Kontaktangaben, Steuer- und Konfigurationsdaten, soweit kundenseitig gepflegt | JSON/CSV; Dokumente im jeweiligen Originalformat | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Benutzer, Rollen und Berechtigungen | Nutzerstammdaten, Rollen, Firmenzuordnungen und Berechtigungskonfigurationen; keine Passwort-Hashes, MFA-Geheimnisse oder Sicherheitstokens | JSON/CSV | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Kunden und Ansprechpartner | Kundenstammdaten, Ansprechpartner, Zuordnungen, kundenbezogene Verlaufs- und Referenzdaten | CSV/JSON | CSV-Self-Service und anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Produkte und Leistungen | Produkt-, Leistungs-, Preis-, Kategorie- und kundenseitig gepflegte Katalogdaten | JSON/CSV | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Angebote, Rechnungen und Lieferscheine | Kopf- und Positionsdaten, Status, Beträge, Verknüpfungen, Zahlungs- und Forderungsinformationen sowie erzeugte Kundenbelege | JSON/CSV sowie vorhandene PDF-, XML- und Originaldokumente | Self-Service je Modul sowie anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Ausgaben, Zahlungen, DATEV und Buchhaltungsdaten | Ausgaben- und Belegdaten, Zahlungszuordnungen, offene Posten und vorhandene DATEV-Exportdaten | CSV/JSON/ZIP sowie vorhandene Originalbelege | DATEV-/Modul-Export und anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Projekte und Zeiterfassung | Projekte, Projektschritte, Beschreibungen, Zuständigkeiten, Zeitbuchungen und Verknüpfungen | JSON/CSV | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Abonnements, Wartungs- und Kundenverträge | Vertrags- und Leistungsdaten, Positionen, Laufzeiten, Status, Änderungen und kundenseitige Vertragsanhänge | JSON/CSV sowie vorhandene PDF-/Originalanhänge | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Support und Kommunikation | Supportfälle, Nachrichten, kundenseitige Anhänge und für den Kunden relevante Kommunikationsdaten | JSON/CSV sowie Originalanhänge | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Geräteannahme und Dateien | Geräte- und Annahmedaten, Nachrichten, Fotos, Dokumente und sonstige vom Kunden hochgeladene Dateien | JSON/CSV und Dateien im vorhandenen Originalformat | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Integrationen | Webhook-Konfigurationen, API-bezogene kundenseitige Einstellungen und Ereigniskonfigurationen; keine geheimen Klartextschlüssel | JSON | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
| Nachweis- und Verlaufsdaten | Kundenbezogene Vertragsaktionen, relevante Audit-/Änderungshistorie und Integritätsnachweise, soweit diese exportierbare Kundendaten darstellen | JSON/CSV | anbieterunterstützter Wechsel-Export |
Maschinenlesbare Fassung: JSON-Register
Nicht exportierte interne Daten
Nicht Bestandteil des Kundenexports sind insbesondere Quellcode und interne Softwarebestandteile von Centrivo, Passwort-Hashes, MFA-Geheimnisse, geheime API-Schlüssel, Sitzungs- und Sicherheitstokens, interne Anti-Missbrauchs- und Angriffserkennungsdaten, rein interne Betriebs- und Debugdaten, Daten anderer Mandanten sowie Informationen, deren Übertragung Rechte Dritter, Geschäftsgeheimnisse oder Sicherheit und Integrität des Dienstes beeinträchtigen würde.
Logische Struktur des Wechsel-Exports
Ein vollständiger Wechsel-Export wird mandantenbezogen zusammengestellt. Die logische Exportstruktur besteht aus einem Manifest mit Exportzeitpunkt, Mandantenbezug und Formatversion sowie getrennten Datenbereichen für Stamm- und Konfigurationsdaten, Geschäftsvorgänge, Kommunikation, Nachweis- und Verlaufsdaten und zugehörige Dateien. Strukturierte Datensätze werden als JSON beziehungsweise CSV bereitgestellt. Dokumente, Bilder, XML-Dateien und sonstige Anhänge werden soweit möglich im vorhandenen Originalformat übernommen.
Standards und Interoperabilität
Soweit für einen Datenbereich ein einschlägiger gesetzlicher, harmonisierter oder offener Interoperabilitätsstandard verwendet wird, wird dieser im Export beziehungsweise im Register ausgewiesen. Fehlt für einen gleichartigen Dienst ein einschlägiger Standard, werden exportierbare Daten auf Anforderung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt. Das Register wird bei Änderungen der Exportstrukturen oder relevanter Interoperabilitätsanforderungen aktualisiert.
Bekannte technische Beschränkungen
Nicht jeder Centrivo-Datenbereich verfügt derzeit über einen eigenen automatisierten Self-Service-Export. Der vollständige Wechsel-Export wird deshalb bei Bedarf anbieterunterstützt erstellt. Dateianhänge werden grundsätzlich im vorhandenen Originalformat bereitgestellt. Anbieter- oder produktspezifische Funktionen können beim Zielanbieter nur insoweit funktional nachgebildet werden, wie dessen technische Umgebung dies unterstützt.
Infrastruktur und internationale staatliche Zugriffe
Die für Centrivo dokumentierte Hosting-, Datenbank-, Datei-, E-Mail- und Backup-Infrastruktur wird bei Hetzner Online GmbH betrieben. Dokumentierter Verarbeitungsort: Deutschland. Die Infrastruktur unterliegt damit nach dem derzeit dokumentierten Betriebsstand deutscher und unionsrechtlicher Jurisdiktion.
Zugriffe werden technisch durch rollen- und mandantenbezogene Zugriffskontrollen, Authentifizierung, Transportverschlüsselung, private Dateispeicherung, Protokollierung und organisatorische Beschränkung administrativer Zugriffe geschützt. Staatliche oder sonstige behördliche Herausgabeverlangen werden vor einer Offenlegung auf Zuständigkeit, Rechtsgrundlage, Umfang und entgegenstehendes Unions- oder nationales Recht geprüft. Daten werden nicht freiwillig aufgrund eines mit dem Unionsrecht unvereinbaren Drittstaatenverlangens übermittelt.
Löschung nach dem Wechsel
Nach erfolgreichem Wechsel und Ablauf der Abruffrist werden exportierbare Kundendaten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere zwingende Rechtsgründe entgegenstehen. Für personenbezogene Auftragsdaten gelten ergänzend AVV und Lösch-/Aufbewahrungskonzept. Daten in Sicherungen werden innerhalb des dokumentierten Backupzyklus überschrieben oder gelöscht.